Capitulo 6
La Toma de Decisiones:
Es la selección de un curso de acción entre varias alternativas. Es la esencia de la planeacion.
Proceso de Toma de Decisiones:
- Establecimiento de Premisas
- Identificación de Alternativas
- Evaluación de Alternativas
- Elección de una Alternativa
Satisfaciente: Es el proceso de selección de un curso de acción satisfactorio o aceptable frente a determinadas circunstancias.
Factor Limitante: Algo que se interpone en el camino del cumplimiento de un objetivo deseado.
Principio del Factor Limitante: Para seleccionar el mejor curso de acción alternativo se deben identificar y superar los factores que mas firmemente se oponen al cumplimiento de la meta.
Factores Cuantitativos: son los que se pueden medir en términos numericos ej. Tiempo o Costos.
Factores Cualitativos o Intangibles: Aquellos difíciles de medir numéricamente ej. calidad de relaciones laborales, el estado de las condiciones políticas internacionales.
Análisis Marginal: es para compara los ingresos adicionales producidos con costos adicionales.
Análisis de Costo-Beneficio ( variante de análisis marginal): Persigue la mejor proposición de beneficios y costos. Esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el cumplimiento de un objetivo o para la obtención del mayor valor dados ciertos gastos.
Selección de Alternativas:
En la selección de alternativas los administradores pueden utilizar tres enfoques basicos: la experiencia, la experimentación, investigación y análisis.
- La Experiencia: se le ha dado a la experiencia un papel mas importante de lo que se merece en la toma de decisiones. Los administradores con experiencia suelen creer que los éxitos y los errores que han cometido constituyen guías casi infalibles para el futuro. Utilizar la experiencia como guía puede ser peligroso ya que las lecciones obtenidas por la experiencia pueden ser inaplicables a nuevos problemas. Ahora bien, si una persona analiza con cuidado su experiencia, en lugar de dejarse guiar ciegamente por ella, esta puede ser útil como base del análisis de decisión.
- La Experimentacion: Consiste en probar una alternativa para ver que sucede. esta es muy común en la investigación cientifica. Se debería emplear mas a menudo en la administración para poder identificar cual es la mejor alternativa. esta técnica es quizás la mas costosa de todas ya que algunos programas demandan fuertes inversiones de capital.
- Investigación y Analisis: Es una de las técnicas mas efectivas para la selección de alternativas en el caso de decisiones importantes. Este método supone la solución de un problema mediante su previo conocimiento profundo. Implica por lo tanto la búsqueda de relaciones entre variables, restricciones y premisas cruciales de la meta que se pretende alcanzar. Método de "lápiz y papel".
Decisiones Programadas y No Programadas
Una Decisión Programada: es la que se aplica a problemas estructurados o rutinarios.
Las Decisiones No Programadas: Se aplican a situaciones no estructuradas, novedosas y vagamente definidas de naturaleza no recurrente.
La Creatividad: Se refiere a la capacidad de desarrollar nuevas ideas.
Innovacion: Significa usar nuevas ideas.
El Proceso Creativo
- Exploración Inconciente: Usualmente implica la abstracción de un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga.
- Intuicion: Sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Esta etapa puede implicar una combinación de factores contradictorios a primera vista. Esta precisa de tiempo para funcionar. Supone para los individuos la detección de nuevas combinaciones y la integración de conceptos e ideas diversas. Para ello es necesario profundizar el análisis de un problema. El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante la lluvia de ideas.
- Discernimiento: Es resultado del trabajo intenso. Para desarrollar un producto útil, un nuevo servicio o un nuevo proceso son necesarias muchas ideas. El discernimiento puede resultar de la concentración de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate. La aparición de nuevos discernimientos puede resultar ser momentánea. Es necesario tener lápiz y papel para tomar notas de sus ideas creativas.
- Formulación o Verificación Logica: El discernimiento debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación. esto se logra mediante la reflexión persistente de una idea o pidiendo criticas a los demás.
Lluvia de Ideas: La Creatividad puede ensenarse. Los pensamientos creativos son a menudo fruto de arduos esfuerzos.
Alex F. Osborn: Creo la "lluvia de ideas" una técnica reconocida para facilitar la creatividad. tiene como propósito favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Las reglas son la siguientes:
- No criticar ninguna idea.
- Mientras mas extremosas sean las ideas mejor.
- Alentar la cantidad de ideas producidas.
- Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.
Limitaciones de la Discusión en Grupo Tradicional
La Creatividad no es solo producto de la discusión grupal. La discusión grupal rutinaria puede inhibir la creatividad. Los miembros del grupo pueden limitarse a la consideración de una idea y dejar a un lado otras alternativas. Expertos de un tema pueden rehuir la exposición de sus ideas por temor al ridículo. Al igual que administradores de bajo nivel pueden inhibirse a exponer delante de un grupo en el cual hay administradores de alto nivel.
El Administrador Creativo:
Todas las personas son capaces de ser creativas. Las personas creativas son inquisitivas y producen muchas ideas novedosas e inusuales; es común que ni se sientan satisfechas con el estado de las cosas imperantes. No dependen únicamente del proceso racional sino que hacen intervenir los aspectos emocionales de su personalidad. Los individuos creativos se conocen a si mismos y son capaces de juicios independientes. Se oponen a la adaptación y se conciben como diferentes. Las personas creativas hacen grandes atribuciones en una empresa pero al mismo tiempo causan dificultades organizacionales ya que el cambio no es de agrado para todos. También pueden crear conflictos por ignorar políticas, reglas y procedimientos.
John Kao sugiere que cono ejecutantes de jazz debemos tener la libertad de producir variaciones pero sin dejar de seguir una partitura.
Capitulo 8-Estructura Organizacional
La agrupación de actividades y personas en departamentos permite que , al menos en teoría, las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Es necesario subrayar la inexistencia de un modelo único de departamentalizacion aplicable a todas las organizaciones o situaciones.
Departamentalizacion por Función Empresarial
La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa expresa lo que la empresa comúnmente hace. Ya que las empresas se dedican a la creación de algo útil y deseable para los demás, las funciones empresariales básicas son:
- La Producción: Creación o Agregación de utilidad a un bien o servicio.
- Venta: El hallazgo de Clientes. pacientes o estudiantes o miembros de cualquier otro grupo genérico dispuestos a aceptar el bien o servicio a cierto precio o costo.
- Financiamiento: Obtención, cobro, resguardo y gastos de los fondos de la empresa
Ventajas
- Es el reflejo lógico de las funciones
- Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales
- Se sigue el principio de la especialización ocupacional.
- se simplifica la capacitación.
- se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima
Desventajas
- Se resta énfasis a los objetivos generales de la compania.
- El punto de vista del personal clave y estrecha
- Se reduce la coordinación entre funciones
- La responsabilidad de la utilidades se encuentra exclusivamente en la cima
- Lenta adaptación a nuevas condiciones
- Se limita el desarrollo de gerentes generales.
Departamentalizacion Funcional
Expresa lo que la empresa comunmente hace.
La coordinacion de actividades se logra mediante reglas y procedimientos, varios aspectos de la planeacion, la jerarquia organizacional, contactos personales y en ocasiones departamentos de enlace.
Departamentalizaion Territorial o Geografica
Es comun en empresas que operan en regiones geograficas extensas. En este caso puede ser importante que las actividades que se realizan en un area o territorio determinado se agrupen y asignen a un administrador.
Amplitud de Uso
Es especialmente apropiada para companias de gran escala u otras empresas con actividades física/geográficamente dispersas. Pero también podría pasar que aunque las actividades se realizan en un mismo punto, el personal reciba asignaciones de acuerdo a un criterio territorial y que haya dos vigilantes; uno en el acceso sur y otro en el norte.
Ventajas
- Se delega responsabilidad a los niveles inferiores
- Se hace énfasis en mercados y problemas locales
- se mejora la coordinación en una región
- se aprovechan las economías de las operaciones locales
- Mejor comunicación directa con los intereses locales
- Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales
Desventajas
- se requiere de mas personas con capacidad de gerente general
- Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerirse de servicios como personal y compras en el nivel regional.
- Se complica el problema del control por parte de la alta dirección.
Departamentalizacion por Tipo de Clientes
Esto es cuando cada una de las actividades de la empresa esta a favor de sus clientes, es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamento, los clientes constituyen la base sobre la cual se agrupan las actividades. Duenos y administradores de empresas suelen organizar las actividades de esta manera cuando les interesa responder a los requerimientos de grupos de clientes claramente definidos. En las instituciones educativas es costumbre que se impartan cursos regulares y opcionales destinados a diferentes grupos de estudiantes.
Ventajas
- Se alienta la concentración en las necesidades de los clientes
- Se hace sentir a los clientes que cuentan con un proveedor (banquero) comprensible.
- Se desarrolla la pericia en el área de los clientes.
Desventajas
- Puede Dificultarse la Coordinación de Operaciones entre Demandas contrapuestas de los clientes
- Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en problemas de los clientes. No siempre es posible definir claramente grupos de clientes (por ejemplo; grandes empresas contra empresas de otro tipo)
Departamentalizacion por Productos
Ha cobrado importancia creciente en empresas de gran escala y multiplicidad de lineas de productos. Actualmente las companias que adoptan esa modalidad de departamentalizacion antes se hallaban organizados por función empresarial. esta estructura permite a la dirección general delegar a un ejecutivo divisional amplia autoridad sobre las funciones de manufactura,ventas, servicios e ingeniería relativas a determinados productos.
Ventajas
- Dedica atención y esfuerzo en lineas de productos
- Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.
- Permite crecimiento y diversidad de productos y servicios.
- Mejora la coordinación de actividades funcionales.
- Pone la responsabilidad de las utilidades a nivel de la división.
- Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales.
Desventajas
- Requiere un mayor numero de personas con habilidades de gerente general
- Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos
- Le plantea un mayor problema de control a la alta dirección.
La Organización Matricial
Es la combinación de los patrones de departamentalizacion funcional y de proyectos o productos en la misma estructura organizaciónal.
Ventajas
- Se orienta a resultados finales.
- Se mantiene la identificacion profesional
- Se precisa la responsabilidad de utilidades por productos.
Desventajas
- Se dan conflictos en la autoridad organizacional
- Posibilidad de fragmentacion del mando
- se requiere administradores con habilidades en relaciones humanas.
Este tipo de organización es frecuente en la construcción de la industria aeroespacial, la comercialización, la instalación de un sistema de procesamiento electronico de datos o en empresas de consultoria de administración para la colaboración de varios expertos en un proyecto.
Sugerencias para la Eficacia de la Administración Matricial
La Administración Matricial puede ser mas efectiva si se siguen estas sugerencias:
- definir los objetivos del proyecto o tarea
- Precisar las funciones de administradores y miembros de equipos.
- Tomar medidas necesarias para que la influencia se base en conocimientos e información y no en rangos
- Equilibrar el poder de los administradores funcionales y de los de proyectos.
- Seleccionar para el proyecto un administrador experimentado capaz de ejercer liderazgo
- Promover el desarrollo tanto de la organización como del equipo
- Establecer controles de costo, tiempo y calidad apropiados que señalen oportunamente el incumplimiento de normas.
- Compensar con justicia a los administradores de proyectos y a los miembros de sus equipos
Unidad Estrategica de Negocios (UEN)
Las UEN son pequenas empresas en si mismas establecidas como unidades de una gran compania para la promocion y manejo de ciertos productos o lineas de productos como si se tratara de una actividad empresarial independiente.
Para ser una UEN se debe cumplir con criterios especificos:
- Poseer una mision propia
- Contar con grupos definibles de competidores
- Elaborar sus propios planes de integracion, distintos de las otras UEN.
- Administrar recursos en areas claves.
- Poseer dimensiones razonables, ni muy grandes ni muy pequenas
Cada UEN debe contar con un administrador responsable de la conduccion y promocion del producto desde el laboratorio de investigacion y a todo lo largo de la ingenieria del producto, investigacion de Mercado, produccion, empaque y comercializacion y responsable tambien de su rentabilidad. Su administrador debe desarollar e instrumentar planes estratgicos y operativos para el producto.
El principal beneficio de la UEN es la certeza de que un producto de una compania no se "perdera" entre los otros porductos. Se trata de una tecnica organizacional para la preservacion de la atencion e impulso empresarial propios de las pequenas empresas. Cnstituye un medio excelente para la promocion del espiritu emprendedor a menudo ausente en las grandes empresas.
Estructuras Organizacionales para el Ambito Global
Las estructurass organizacionales de las empresas que operan en el ambito global son muy distintas. El tipo de estructura que adoptan en cada caso depende de varios factores, como el grado de orientacion y compromiso internacional. Una compania puede iniciar la internacionalizacion de sus operaciones creando en sus oficinas generales un departamento internacional encabezado por un administrador de exportaciones. luego de expandir las operaciones internacionales se pueden establecer en diversos países subsidiarias extranjeras y mas tarde divisiones internacionales.
La Organizacion Virtual
Es un concepto según el cual un grupo de empresas o personas independientes se conectan entre si por medio de la tecnología. Tales empresas pueden ser proveedores, clientes e incluso companias rivales. El propósito es conseguir acceso a los recursos de otras empresas, obtener flexibilidad, reducir riesgos o responder rápido a las necesidades del mercado.
La Organización sin Fronteras Departamentales
Se refiere a un ambiente abierto, anti-restrictivo, dispuesto de buena gana a buscar y compartir nuevas ideas, independientemente de su origen.
Seleccion del Patron de Departamentalizacion
No existe un método único de departamentalizacion aplicable a todas la organizaciones y situaciones. hay que determinar cual es el mejor, teniendo en cuenta las labores por realizar, el modo en que se deben llevar a cabo, los individuos involucrados y la personalidad de cada uno de ellos,la tecnología que se emplea en el departamento, los usuarios a los cuales se atiende y otros factores de las condiciones internas y externas de la situación que se trate.
Proposito: Cumplimiento de Objetivos
La departamentalizacion no es un fin sino un método para facilitar el cumplimiento de objetivos. Cada método tiene sus propias ventajas y desventajas. En todos los casos la pregunta básica se refiere al tipo de condiciones organizacionales que el administrador desea diseñar y a la situación prevaleciente. Las exposiciones anteriores acerca de los diferentes métodos de departamentalizacion pusieron de manifiesto que cada método ofrece ciertos beneficios e implica ciertos costos.
Tipos Mixtos de Departamentalizacion
Conviene destacar la combinación de varios tipos de departamentalizacion. el objetivo de la departamentalizacion es agrupar actividades en la forma mas conveniente para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
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